ბიზნეს პროცესების გაუმჯობესება

კომპანია მუდმივად უნდა ზრუნავდეს შიდა პროცესების გაუმჯობესებაზე, ამისათვის კი პერიოდულად საჭიროა ბიზნეს პროცესების ანალიზი და მათი განახლება იმისათვის, რომ გაუმჯობესდეს ხარისხი, მომსახურეობა, სიჩქარე და შემცირდეს დანახარჯები.

ბიზნეს პროცესის გაუმჯობესება მოიცავს მთლიან ეტაპს, დაწყებულს კომპანიის შიდა პროცესებიდან, დამთავრებული გარე ან შიდა კლიენტის (კომპანიის თანამშრომელი, რომელიც იღებს სხვა თანამშრომლის მიერ მომზადებულ შედეგს ან პროცესს) მომსახურეობამდე. საბოლოო ჯამში კი პროცესი ისეთნაირად უნდა იყოს აწყობილი, რომ მისი საბოლოო მომხმარებელი, ეს იქნება გარე თუ შიდა კლიენტი, კმაყოფილი იყოს.

იმისათვის, რომ გავაუმჯობესოთ კომპანიის ბიზნეს პროცესი უნდა გავიაროთ შემდეგი 11 ნაბიჯი:
 

1.შეარჩიეთ გასაუმჯობესებელი ბიზნეს პროცესი;

2.დასახეთ პროექტის მიზნები;

3.შეარჩიეთ გუნდი, რომელიც მიიღებს მონაწილებას ბიზნეს პროცესების გაუმჯობესებაში;

4.კრიტიკულად გააანალიზეთ არსებული პროცესი იმ თანამშრომლებთან ერთად, რომლებიც უშუალოდ იღებენ მონაწილეობას მასში;

5.თქვენს თანამშრომლებთან ერთად გააანალიზეთ არსებული პრობლემები;

6.შეადგინეთ ცვლილების გეგმა და დასახეთ მისაღწევი შედეგი;

7.განაახლეთ ბიზნეს პროცესი ისე, რომ თითოეულ ნაბიჯს ჰყავდეს შესაბამისი პასუხისმგებელი პირი. ამასთან მნიშვნელოვანია, რომ ახალ ბიზნეს პროცესში განსაზღვრული იყოს თუ როგორი ხარისხით, ან რა ვადებში უნდა შესრულდეს ბიზნეს პროცესის ესა თუ ის ნაბიჯი. ამ ცვლილების პერიოდში თანამშრომლების მხრიდან შეიძლება ადგილი ჰქონდეს გაურკვევლობას. ამისათვის მნიშვნელოვანია, რომ კარგად აუხსნათ თანამშრომლებს ახალი ფუნქციები. საჭიროების შემთხვევაში შეიძლება დაგჭირდეთ სამუშაო აღწერილობის ცვლილებაც;

8.მანამ სანამ, უშუალოდ დაინერგება ახალი ბიზნეს პროცესი თქვენ უნდა იყოთ დარწმუნებულნი, რომ თქვენი თანამშრომლები ამისათვის მზად არიან. სწორედ ამიტომ მნიშვნელოვანია, რომ ჩაუტაროთ მათ ტრენინგები, აჩვენოთ პრაქტიკულად ახალი ბიზნეს პროცესი და საჭიროების შემთხვევაში ჩაუტაროთ თანამშრომლებს ტესტირებები;

9.დანერგეთ ახალი ბიზნეს პროცესი;

10.აკონტროლეთ ახალი ბიზნეს პროცესი და პრაქტიკაში აღმოჩენილი უზუსტობები შეასწორეთ რაც შეიძლება მალე;

11.პერიოდულად აკონტროლეთ ბიზნეს პროცესის შესრულების ხარისხი, აუდიტის სამსახურის, ან შიდა ძალების საშუალებით;

იმ შემთხვევაში თუ ბიზნეს პროცესის განახლებას წარმატებით შეასრულებთ მიიღებთ გაუმჯობესებას ხარისხის, ეფექტურობის და დროის სწორი გამოყენების თვალსაზრისით. თუმცა პროცესს მისი ცვლილების შემდეგ ესაჭიროება მუდმივი, სწორი მენეჯმენტი იმისათვის, რომ არ დაიკარგოს მიღწეული შედეგები.