როგორ განვსაზღვროთ სწორად შესასრულებელი საქმის პრიორიტეტები?

ადამიანთა დაახლოებით 80 %-ს პრობლემა აქვს პრიორიტეტების გადანაწილებასთან დაკავშირებით. ისინი ან არ აქცევენ ყუდარღებას, ან უბრალოდ არ იციან რის შემდეგ რა უნდა გააკეთონ. დღეს ძალიან ბევრი ადამიანის ცხოვრებაში დროის მართვასთან დაკავშრებული ცვლილებები შემოვიდა. ბევრი მათგანი იყენებს ბლოკნოტს, ელექტრონულ დავალებების მართვის სისტემებს, ცდილობენ დაგეგმონ გარკვეული ამოცანები, შემდეგ გადახაზონ შესრულებული და ჩაინიშნონ ახალი თასქები.

ადამიანების უმრავლესობა ძალიან ხშირად გაუცნობიერებლად, თანმიმდევრობის განსაზღვრის გარეშე აკეთებს შესასრულებელ საქმეებს. ჩემს სემინარებზე ხშირად დამისვავს შეკითხვა - თუ როგორ ახდენენ შესასრულებელი საქმეების პრიორიტეტების განსაზღვრას. პასუხები აბსოლუტურად განსხვავებული იყო. ზოგი მათგანი ფიქრობს, რომ უნდა გააკეთო მნიშნელოვანი საკითხები, ზოგი თვლის, რომ უნდა მოიშორო ყველაზე მარტივი საქმე, ან საქმე რომლის გაკეთებაც არ გიყვართ ან/და გეზარებათ. აზრთა სხვადასხვაობა ამ საკითხზე ძალიან დიდია, თუმცა მინდა გაჩვენოთ ყველაზე უნივერსალური წესი, რომლითაც შეგიძლიათ მოახდინოთ საქმეების პრიორიტეტების განსაზღვრა ყოველდღიურად.

პირველი რჩევაა - არ დაგეგმოთ საქმეები მხოლოდ ერთი დღით ადრე, არამედ დაგეგმეთ მთელი კვირა. გამოიყენეთ 2 წუთის წესი, რაც გულისხმობს შემდეგს: ჩამოწერეთ ყველა ის საქმე, რაც გასაკეთებელი გაქვთ კვირის მანძილზე და განაახლეთ ისინი კვირის განმავლობაში. დღე დაიწყეთ 2 წუთის საქმეებით, ეს არის ის საქმეები რომელთა მოგვარება 2 წუთშია შესაძლებელი. მნიშნელოვანია ისინი თავიდანვე შევასრულოთ, რომ დღის განმავლობაში პრობლემა არ შეგვექმნას. შემდეგ კი უნდა გადავანაწილოთ საქმის სწორი პრიორიტეტები, თუმცა აქ მნიშვნელოვანი ამოცანის წინაშე ვდგებით, რადგან უნდა განსაზღვროთ, როგორ გავაკეთოთ ეს ყველაზე ეფექტურად. მე გეტყვით ძალიან მარტივ 2 წესს თუ რის მიხედვით შეიძლება განვსაზღვროთ პრიორიტეტები ყოველდღიურად. თუმცა ეს წესი განსხვავებულია იქიდან გამომდინარე სად მუშაობთ თქვენს ბიზნესში თუ სახელმწიფო სექტორში. ეს წესი მუშაობს საქმეების 80%-ის შემთხვევაში და ძალიან ეფექტურია.

წესი მდგომარეობს შემდეგში - განსაზღვრეთ პრიორიტეტები მოგების მიღების მიზნით ბიზნესში. ეს გულისხმობს, რომ პირველ რიგში უნდა გააკეთოთ საქმე, რომელსაც უფრო მეტი მოგება მოაქვს. ეს არის დამოკიდებული იმაზე თუ რა ტიპის სამსახურში მუშაობთ. თუ თქვენ გაყიდვებში მუშაობთ ეს არის საქმეები, რომლებსაც მეტიშემოსავლის მომტანია. ხოლო თუ თქვენ სხვა სფეროში ხართ უნდა გააკეთოთ ის საქმეები, რომლებიც გაზრდის მოგებას, ბუნებრივია ეს ასევე გულისხმობს ხარჯების შემცირებასაც. 

თუ თქვენ სახელმწიფო სტრუქტურაში ხართ, ამ შემთხვევაში მიიღეთ გადაწყვეტილება თქვენი პროექტებიდან გამომდინარე. გააკეთეთ ის საქმე უპირველეს ყოვლისა, რომელიც დაგეხმარებათ თქვენ მიერ დასახული პროექტის დროულ და ხარისხიან შესრულებაში. იშვიათად ხდება, როცა ადამიანი მხოლოდ ერთ ძირითად საქმეზეა ორიენტირებული, ამ შემთხვევაში უნდა აიღოთ ყველა პროექტი და მიიღოთ გადაწყვეტილება მათი მნიშვნელობიდან გამომდინარე. უნდა განსაზღვროთ მათი პრიორიტეტები და ყოველდღიურად დაიწყოთ მეტად პრიორიტეტული საქმიდან, შემდეგ კი გადახვიდეთ შედარებით ნაკლებად პრიორიტეტულ პროექტებზე.

ეს წესი მუშაობს, როგორც უკვე აღვნიშნე, 80%-ის შემთხვევაში, რადგან დარჩენილი 20% შეადგენს ისეთ გამორჩეულ საქმეებს, როგორიცაა უფროსის დავალება, სტრატეგიული ამოცანები, გარკვეული კომიტეტები, რაც არ არის ჩვენზე დამოკიდებული. მაგრამ ის საქმეები, რომლებიც ჩვენზეა დამოკიდებული უნდა შესრულდეს ამ წესის მიხედვით.

თუ მიიღებთ გადაწყვეტილებას დღესვე და დაიწყებთ ყოველდღიურად ამ წესის გამოყენებას დარწმუნდებით, რომ ის გაზრდის თქვენი მუშაობისა და შესრულებული საქმის პროდუქტიულობას მინიმუმ 20-25%-ით.